Google Apps: elegantní řešení pro vaši kancelář
Publikováno dne 9. 6. 2010 v 20:44 | Informatika a telekomunikace | 1x komentováno
Už jsem nasazoval balíček Google Apps pro několik klientů, ale sám jsem jej dosud aktivně nepoužíval. Tedy ne v plném rozsahu. Nedávno jsem si ale řekl, že mu dám šanci a po několika dnech používání jsem zatím spokojen. Najdou se slabší stránky, ale celkově je Google Apps elegantní řešení a na „one-man-office“ dostačuje více než bohatě.
Základní verze Google Apps je zdarma. Zaplatíte si jen doménu, na které balíček rozjedete. Nepotřebujete k ní žádný hostingový program. Není nutné kvůli Google Apps pronajímat novou doménu, lze použít již nějakou zaregistrovanou. Pokud vy nebo vaše firma vedle sebe používáte několik rovnocenných domén (třeba jako obranu před spekulanty), není problém nastavit i aliasy. Potřebná úprava CNAME a MX záznamů u dané domény je otázka pěti minut, nové nastavení se projevuje obvykle do několika hodin. Do té doby můžete Google Apps zkoumat na erární doméně.
Hodně lidí si myslí, že Google Apps je jen Gmail na vlastní doméně. Není to pravda. E-mail ale samozřejmě v celém balíčku hraje důležitou roli. Hostovaný Gmail v základní verzi Google Apps nabízí všechny obvyklé funkce včetně luxusní kapacity (aktuálně přes 7 GB) a experimentálních funkcí sdružovaných pod hlavičkou Gmail Labs. Poskytován je mimo komfortního webového rozhraní také protokol IMAP/POP3 a SMTP server. Není tedy problém hostovaný Gmail používat v kombinaci s některým z běžných e-mailových klientů, ale z mého pohledu to dnes nemá smysl.
Pro mě má webový Gmail všechny potřebné funkce (chybí mi jen potvrzení o doručení/přečtení a nastavení důležitosti zprávy) a rychlostí třeba takový desktopový Mozilla Thunderbird strčí do kapsy (což je spíš špatná vizitka pro zmíněné dílo Mozilla Messaging). Jen ten SMTP server mě trochu trápí. Některé zprávy se zaseknou na desítky minut a u e-mailů s přílohou se někdy odbavení protáhne i do řádu hodin. Navíc občas dochází k falešně pozitivnímu vyhodnocení přítomnosti malwaru v přílohách. Všiml jsem si, že Gmail je alergický na to, pokud se do RAR/ZIP archivu připlete nějaký pracovní soubor MS Office, který se tam ocitl při zabalování dokumentů nebo tabulek (když zabalíte celou složku včetně skrytých dočasných souborů).
Nevadí, lze použít libovolný SMTP server, takže používám ten od Nethostu, s nímž jsem dosud neměl výraznější problémy. V Internet Infu pak máme pro redakční schránky vlastní poštovní server. V praxi každopádně lze odchozí poštu posílanou i přes webové rozhraní posílat přes libovolný SMTP server. Můžete využít třeba ten od svého webhostera nebo poskytovatele internetové konektivity.
V rámci Google Apps jsou k dispozici i další známé služby Googlu včetně webové kancelářské sady Google Docs, kalendáře Google Calendar, instant-messagingové služby Google Talk (to je Jabber) nebo publikační platformy Google Sites. Dokonce můžete na vlastní doméně rozběhat iGoogle, tedy personalizovanou verzi home page vyhledávače Google s různými gadgety. Osobně mi trošku chybí Google Reader, ale ten se má ještě letos doplnit. Nedávno přibyla možnost aktivovat i experimentální součásti, mezi nimiž je třeba služba pro zkracování odkazů, kterou můžete rovněž rozjet na vlastní doméně (takové soukromé TinyURL).
Gmail i Google Calendar mají sice webovou verzi optimalizovanou pro mobilní telefony, ale to není to pravé ořechové. Pokud máte komunikátor, budete chtít mnohem vyšší level. Proto je tu Google Sync, kde v pozadí běhá Microsoft Exchange Server. Osobní zkušenost mám s Windows Mobile, s nímž Google Sync funguje přesně dle očekávání: zadáte událost do kalendáře přes webové rozhraní na počítači a po synchronizaci ho máte i v kalendáři vestavěném v mobilu. Podobně funguje i práce s e-mailem nebo s kontakty. Nedávno jsem si omylem smazal v mobilu adresář, po synchronizaci se mi ale obratem obnovil z Google Apps.
Slabší je zatím spolupráce Google Docs a MS Office. Microsoft již delší čas poskytuje v rámci Office Live Workspace plug-in pro práci s dokumenty přechovávanými online přímo v MS Office (a Office Web Apps v kombinaci s Office 2010 je na tom ještě lépe). Google zatím nic takového nemá, ale už v této oblasti učinil několik akvizic, takže časem určitě také něco představí. Zatím lze používat vynikající OffiSync. Jeho hlavní výhodu vidím v tom, že zároveň ukládá dokumenty na místní pevný disk i do úložiště Google Docs a udržuje je tak neustále synchronní (Google Docs už naštěstí nebojkotuje DOCX, OffiSync však protestuje u ODT nebo RTF).
Musím říci, že Google Apps je dnes už vyspělá služba. Je to snad nejrychlejší a nejlevnější cesta ke komfortu, který nabízí Exchange+Outlook. Samozřejmě, že tato kombinace má podstatně více funkcí, ale kolik jich reálně využije OSVČ nebo firma s deseti počítači? Google Apps je prostě elegantní řešení pro většinu smrtelníků. Příjemné přitom je, že Google Apps lze naroubovat třeba právě i na desktopový MS Office (byť zatím plug-inem třetím strany) a Google netlačí za každou cenu svůj Android, takže Google Sync pracuje i s dalšími platformami jako je Windows Mobile, iPhone nebo BlackBerry.
Autor se živí jako novinář a publicista pohybující se v IT oblasti. Provozuje také několik webových projektů a coby drobný živnostník se věnuje mimo jiného i počítačovému poradenství.
Taky jsem s nimi spokojený, začínáme je naplno používat v Liberixu a zejména Weby Google jsou skvělý nástroj pro pracovní ‘portálek’, kde jsou informace pro spolupracovníky. Strašně se mi líbí šablony stránek pro vytváření seznamů a nahrávání souborů, to je skvělé. Chybí mi (v Linuxu) docela výrazně úložiště pro synchronizaci, resp. možnost snadno připojit prostor v mailu nebo v Dokumentech jako vzdálený disk. Ale celkově – skvělý nástroj zejména pro neziskovky, školy nebo různé organizace (a myslím, že i firmy).